Välisriikides vormistatud volikirjad Printvaate genereeritud: 16.06.19 / 01:37

Kui isiklikult notari juurde tulla pole võimalik, võib saata esindaja volikirjaga. Kuna välismaal viibides võib paberimajandus tunduda keeruline ja tülikas, on mõistlik enne pikemat välissõitu võimalike asjaajamiste jaoks volikiri Eesti notari juures vormistada.

Välisriigis on võimalik volikirja vormistada Eesti saatkondades. Välisministeeriumi veebilehelt http://www.vm.ee/ leiab info Eesti välisesinduste ametnike kohta, kellel on õigus teha sarnaselt Eesti notarile tõestamis- ja kinnitamistoimingud, näiteks tõestada volikirja või kinnitada allkirja, ärakirja, tõlke või tõlkija allkirja õigsust. Eesti välisesinduses tõestatud volikiri ei pea läbima täiendavaid formaalsusi (nagu legaliseerimine või apostilliga kinnitamine, millest juttu allpool), et Eesti notar seda aktsepteeriks.

Kui Eesti välisesindus jääb kaugeks, võib pöörduda volikirja koostamiseks välisriigi notari poole. Justiitsministri poolt on kehtestatud määrusena välismaiste ametiisikute loetelu, kelle kinnitatud või tõestatud volitused omavad võrdset jõudu Eesti notari poolt tõestatud volitusega. Selles loetelus on väga paljude riikide notarid. Välisriigi notari juures vormistatud volikiri peab aga olema legaliseeritud või apostilliga kinnitatud.

Alati aga tasub eelnevalt ühendust võtta notaribürooga, kus toimub tehing, mille jaoks volikirja vaja. Enne volikirja koostamist on mõistlik notaribüroost üle küsida, milline peab olema volikirja sisu. Juba valmis volikiri tuleks aga hilisemate ebameeldivate üllatuste vältimiseks notaribüroosse ülevaatamiseks saata.


LEGALISEERIMINE JA APOSTILLIMINE

Legaliseerimine või apostillimine on protseduur, millega antakse ühes riigis välja antud ametliku dokumendi kasutamiseks teises riigis rahvusvaheliselt tunnustatud tõestus dokumendi ehtsuse kohta.

Leedu, Läti, Poola, Ukraina või Venemaa asutuste ja ametnike dokumendid legaliseerimist ega apostilliga kinnitamist ei vaja. Eestis aktsepteeritakse nende riikide dokumente ilma täiendavaid formaalsusi läbimata, sest Eesti on sõlminud nende riikidega õigusabilepingud.

Legaliseerimiseks peab dokument läbima nii selle väljastanud asutuse riigi kui ka dokumenti vastuvõtva riigi legaliseerimisega tegelevad ametiasutused (tavaliselt välisministeeriumid). Legaliseerimise kohta saab täpsemat informatsiooni Eesti Välisministeeriumist, kus legaliseeritakse Eestis välja antud dokumete, mida on vaja kasutada riikides, mis ei ole ühinenud Haagi ehk apostilli konventsiooniga (nt Kanada).

Haagi konventsioon on rahusvaheline kokkulepe, millega ühinenud riigid on omavahel loobunud keerulisest legaliseerimisest ja asendanud selle protseduuri lihtsama apostilliga kinnitamisega.

Haagi konventsiooni veebilehel (www.hcch.net) on ühinenud riikide loetelu. Nendest riikidest Eestisse jõudnud dokumendid peavad olema välisriigis vastava asutuse poolt kinnitatud apostilliga ehk tunnistusega selle kohta, et need on välja antud pädeva ametniku poolt. Kui soovite Eestis välja antud dokumenti kasutada neis riikides, peavad need samamoodi olema Eestis apostilliga kinnitatud.

Avalike dokumentide apostillimisega tegelevad Eestis notarid. Apostillimise kohta saab lugeda pikemalt siit: https://www.notar.ee/20113


TÕLKED JA ÄRAKIRJAD

Tavaliselt vajab dokument välisriigis kasutamiseks tõlget. Siinkohal tuleb eristada ühekordseid ja alaliselt kasutatavaid dokumente. Ühekordsed dokumendid on näiteks tõendid, õiendid, registrite väljavõtted. Tavaliselt nõuavad välisriigid selliste dokumentide puhul originaali apostilliga kinnitamist. Näiteks perekonnaseisu õiendiga tuleb kõigepealt minna Siseministeeriumisse, kus sellele lisatakse apostill. Hiljem lisatakse tõlge. Tõlget eraldi apostilliga kinnitama ei pea.

Kui dokument vajab tõlget, peab ka tõlge tavaliselt läbima samad formaalsused. Volikirja originaaliga tuleb pöörduda vandetõlgi või mõne tõlkebüroo poole. Tõlkebüroode tõlgid viivad tihti ise oma tõlked notaribüroosse tõlgi allkirja kinnitamiseks ja klient saab notariaalselt kinnitatud tõlke kätte tõlkebüroost. Vandetõlgi tõlget notaribüroos kinnitama ei pea, sest vandetõlgil on õigus ise kinnitada enda tõlke õigsust.



Notarite Koda
Aadress: Tatari 25
10116 Tallinn

Tel: +372 617 7900
Faks:+372 617 7901
E-post: koda@notar.ee