Avaliku dokumendi kinnitamine apostilliga Printvaate genereeritud: 18.12.18 / 16:45

Alates 1. detsembrist 2017 on avatud apostilliportaal www.notar.ee/apostill.

Samuti saab alates 1. detsembrist 2017 saab avalikku dokumenti kinnitada digitaalse apostilliga ehk e-apostilliga.

MIS ON APOSTILL?

Apostillida on vaja Eestis väljastatud ametlikke dokumente (nt koolidiplom, registriväljavõte, notariaalne volikiri), mida soovitakse kasutada välisriigis, mis on liitunud apostillikonventsiooniga.

Apostill on tunnistus, millega kinnitatakse dokumendile alla kirjutanud isiku pädevus.

Apostill kinnitatakse püsivalt dokumendi külge. Apostillida võib avaliku dokumendi
•*originaali,
•*notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakirja,
•*väljatrükki või väljavõtet.

Avalik dokument tuleb apostillida riigis, kus see on välja antud.

Alates 1. jaanuarist 2010 tegelevad Eestis avalike dokumentide apostillimisega notarid. Notarite kontaktandmed leiate veebilehelt www.notar.ee/kontaktid .

Justiitsministri 27. novembri 2009 määrus nr 38 „Eesti avaliku dokumendi tunnistuse ehk apostille’ga kinnitamise ja kehtetuks tunnistamise kord” on leitav veebilehelt https://www.riigiteataja.ee/akt/13238335 .


MIS ON E-APOSTILL?

Alates 1. detsembrist 2017 on kasutajatele avatud e-apostilliregister ja selle iseteenindusportaal, link www.notar.ee/apostill. Need lihtsustavad apostillide taotlemist, väljastamist ja kontrollimist ning dokumentide riikidevahelist ringlust.

Siiani on apostille väljastatud ainult paberdokumentidele, mis tähendab, et apostillimiseks pidi taotleja dokumendi notaribüroosse toimetama sinna kohale minnes või posti teel. Samal viisil oli dokument vaja toimetada ka sihtriigi saajale. Samas kasutab mitu riiki juba e-apostille, mis on väljastatud digitaalsel kujul ning mille ehtsust ja kehtivust saavad sihtriigi ametnikud veebis kontrollida.

Iseteenindusportaalis on alates 2017. aasta detsembrist võimalik Eestis väljastatud ametlike dokumentide apostillimiseks esitada taotlus. Seda tehes on valida nelja eri apostilliliigi vahel:
1) paberdokumendi kinnitamine paberapostilliga;
2) paberdokumendi kinnitamine e-apostilliga;
3) digitaalse dokumendi kinnitamine paberapostilliga;
4) digitaalse dokumendi kinnitamine e-apostilliga.

Nende liikide hulgast saab valiku teha olenevalt sellest, millisel kujul on apostillitav ametlik dokument väljastatud, ning sellest, kas vastuvõtja (sihtriigi ametnik või muu isik) on valmis e-apostilliga kinnitatud dokumenti vastu võtma.

Pärast seda, kui notar on dokumendile apostilli väljastanud, saab edastada vastuvõtjale (nt teise riigi ametiasutusele) lingi Eesti e-apostilli registrile, mille kaudu on võimalik apostilli kehtivust kontrollida ning näha ka dokumenti, mis on apostilliga kinnitatud*.

E-apostilli on notar digitaalselt allkirjastanud ning registri kaudu dokumentide avamiseks ei ole vaja lisaprogramme alla laadida. Seetõttu on registri kaudu edastamine nii kodanikule kui ka dokumenti vastuvõtvale asutusele mugav. Samas on olemas ka võimalus, et digitaalselt allkirjastatud e-apostill edastatakse vastuvõtjale e-posti teel, kuid sellisel juhul tuleb veenduda, et vastuvõtjal on digitaalselt allkirjastatud dokumenti võimalik avada (on alla laetud vastav programm http://id.ee/).

*Andmekaitse ja turvalisuse huvides on taotlejal endal võimalik apostillitava dokumendi sisu nähtavust apostilliregistri iseteenindusportaalis või notari kaudu muuta. Samas on oluline meeles pidada, et e-apostilli väljastamisel peab vähemalt vastuvõtja poolt dokumendi ja apostilli kehtivuse kontrollimise hetkel olema dokument talle nähtavas olekus — vastasel juhul ei ole vastuvõtjal võimalik tutvuda dokumendiga, mis on mõeldud talle esitamiseks, ega selle kohta väljastatud apostilli olemasolus ja kehtivuses veenduda.


MIS ON AVALIK DOKUMENT?
Avalik dokument on:
•1) haldusdokument (diplom, tunnistus, tõend, õiend, teatis vms);
•2) kohtu või kohtuga seotud ametiasutuse väljastatud dokument (kohtuotsuse ärakiri, kohtutäituri dokument vms);
•3) väljavõte registrist;
•4) notari või vandetõlgi dokument.


KAS APOSTILLIDA DOKUMENDI ORIGINAAL VÕI ÄRAKIRI?

Enne dokumendi apostillimise taotlemist on soovitatav välja selgitada, kas välisriigi asutus aktsepteerib ainult apostillitava dokumendi originaali või piisab kinnitatud ärakirjast.

Üldjuhul kinnitatakse apostilliga dokumendi originaal.

Ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendi puhul (nt abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend, karistusregistri teatis vm) kinnitatakse apostilliga vaid originaaldokument.


KAS APOSTILLITUD DOKUMENTI ON VAJA TÕLKIDA?

Apostillitud dokumendile lisatakse üldjuhul ka kinnitatud tõlge vastava välisriigi aktsepteeritud keelde. Dokumendi tõlkimiseks tuleb pöörduda vandetõlgi poole.


APOSTILLI SIHTRIIGID

Avalik dokument on vaja apostillida, kui seda soovitakse kasutada riigis, mis on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise Haagi konventsiooniga (välja arvatud riigid, millega on sõlmitu erikokkulepped, vaata järgmine alapealkiri, punktid 1 ja 2). Eesti suhtes jõustus konventsioon 30. septembril 2001.
Konventsiooniga ühinenud riikide loetelu vt http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41.

Konventsiooni teksti leiate siit https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=78280&replstring=33.

Kui avalik dokument on kord juba apostilliga kinnitatud, on seda võimalik kasutada kõigis konventsiooniga ühinenud riikides.


MILLIST AVALIKKU DOKUMENTI EI APOSTILLITA?

Apostillimisele ei kuulu avalik dokument,
•1) mida soovitakse kasutada riigis, kellega Eesti on sõlminud õigusabilepingu

Õigusabilepingud leiate järgmiste linkide kaudu:
Leedu, Läti - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13099214&replstring=3
Venemaa - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13141764&replstring=33
Ukraina - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13119066&replstring=33
Poola - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=79090&replstring=33

Võõrkeeltes õigusabilepingud saate avada siit:
faili ikoon Venemaa õigusabileping vene keeles.pdf
faili ikoon Läti ja Leedu õigusabileping läti ja leedu keeles.pdf
faili ikoon Ukraina õigusabileping ukraina keeles.pdf
faili ikoon Poola õigusabileping poola keeles.pdf

•2) mis on väljastatud riigis, mis kohaldab Euroopa Ühenduse liikmesriikide dokumentide legaliseerimisest loobumise konventsiooni. Hetkel kohaldavad konventsiooni peale Eesti veel Prantsusmaa, Belgia, Taani, Iirimaa, Itaalia ja Läti. Seega nendesse riikidesse esitatavaid ja sealt saabuvaid avalikke dokumente ei apostillita.
Link konventsioonile: https://www.riigiteataja.ee/akt/206082013002
Konventsiooni tekst inglise keeles: faili ikoon Brüsseli dokumentide legaliseerimisest loobumise konventsioon inglise keeles.pdf

•3) mida soovitakse kasutada riigis, kes ei ole ühinenud Haagi konventsiooniga. Sellisel juhul tuleb dokument legaliseerida, vaata lähemalt Välisministeeriumi veebilehelt http://www.vm.ee/?q=et/node/4810

•4) perekonnaseisuandmete väljavõtet. Juulis 2012 jõustus Eesti ja Soome rahvastikuregistri dokumentide legaliseerimisnõude tühistamise kokkulepe, millest tulenevalt ei nõuta enam perekonnaseisuandmete (ja Soome puhul kiriku liikmeregistri) väljavõtete apostillimist. Sellisteks inglise keeles väljastatavateks väljavõteteks on sünni-, surma-, abielu-, abielulahutuse tõendi, abieluvõime-, nimemuutuse tõendi ja rahvastikuregistri väljavõtted. Väljavõtteid väljastavad Eestis kõik maavalitsused. Alates 1. jaanuarist 2018 väljastavad nimetatud väljavõtteid kõik maakonnakeskuste kohaliku omavalitsuse üksused.


EI APOSTILLITA AVALIKKU DOKUMENTI:

•1) mis on väljastatud perekonnaseisuaktide mitmekeelsete väljavõtete väljastamise Viini konventsiooni alusel, mille järgi aktsepteeritakse perekonnaseisuaktide mitmekeelseid väljavõtteid ilma apostillita. Konventsiooniga on peale Eesti ühinenud veel Austria, Belgia, Bosnia, Horvaatia, Prantsusmaa, Saksamaa, Itaalia, Leedu, Luxembourg, Makedoonia, Moldova, Montenegro, Holland (Euroopa territoorium), Poola, Portugal, Serbia, Sloveenia, Hispaania, ©veits ja Türgi.
Link konventsioonile: https://www.riigiteataja.ee/akt/202052012001

•2) mille on väljastanud diplomaatiline või konsulaaresindaja;

•3) mis on väljastatud Euroopa Liidu Nõukogu määruste alusel, sh nõukogu määruse (EÜ) nr 2201/2003 (mis käsitleb kohtualluvust ning kohtuotsuste tunnustamist ja täitmist kohtuasjades, mis on seotud abieluasjade ja vanemliku vastutusega) alusel ja Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse (EL) nr 1215/2012 (kohtualluvuse ning kohtuotsuste tunnustamise ja täitmise kohta tsiviil- ja kaubandusasjades) alusel.
Lingid:
Nõukogu määrus nr 2201/2003
Nõukogu määrus nr 1215/2012

•Samuti ei kuulu apostillimisele
1) kaubandus- või tollimenetlusega vahetult seotud haldusdokument;
2) rikutud dokument (kulunud, kortsunud, parandatud, veega rikutud dokument, dokument, millel on kaaned liimist lahti vms);
3) originaaldokument, millel puudub allkirjastaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus (nt Eestis 1941–1992 välja antud perekonnaseisu tunnistused); dokumendi omanikul on võimalik taotleda dokumendi välja andnud asutusest uus dokument või tõendada asjaolu rahvastikuregistri kinnitatud väljatrükiga.

NB! Notar ei või apostillida enda tõestatud või kinnitatud dokumenti, kuid seda saab teha teine notar (sh teine samas büroos töötav notar).


KUIDAS ESITADA NOTARILE TAOTLUST AVALIKU DOKUMENDI APOSTILLIMISEKS?

Dokumendi apostilliga kinnitamise taotleja esitab notarile:
•1) taotluse
faili ikoon Apostilliga kinnitamise taotlus (eesti keeles).pdf
faili ikoon Apostilliga kinnitamise taotlus (inglise keeles).pdf
faili ikoon Apostilliga kinnitamise taotlus (vene keeles).pdf

•2) apostillimist vajava dokumendi.

Taotluse ja dokumendi võib edastada isiklikult, posti teel, e-postiga või iseteenindusportaali kaudu.

NB! Notar saab taotluse menetlusse võtta ainult juhul, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument.


KUIDAS NOTAR APOSTILLITUD DOKUMENDI VÄLJASTAB?

Notar väljastab apostillitud dokumendi viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates. Taotlus võetakse menetlusse, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument. Kui taotleja soovib apostillitud dokumendi tagasisaatmist postiga, edastatakse see koos lisadega tähtkirjaga taotluses märgitud aadressil.


RIIGIEKSAMITUNNISTUSTE APOSTILLIMISE ERISUSEST

Alates 1997. aastast väljastatud gümnaasiumi lõputunnituste puhul on nõutav ka riigieksamitunnistuse olemasolu. Alates 15.06.2009 vormistatakse riigieksamitunnistus vaid elektrooniliselt ja kinnitatakse Riikliku Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskuse digitaalse templiga. Notarid saavad riigiportaali kaudu riigieksamitunnistuse välja trükkida.


KUI PALJU MAKSAB AVALIKU DOKUMENDI APOSTILLIMINE?

• Notari tasu on 22,35 eurot, millele lisandub käibemaks.
• Postiga apostillitud dokumendi tagasisaatmisel lisandub postiteenuse tasu.



Notarite Koda
Aadress: Tatari 25
10116 Tallinn

Tel: +372 617 7900
Faks:+372 617 7901
E-post: koda@notar.ee