Apostillimine
Dokumentide kasutamine välisriigis
Kui soovid Eestis välja antud dokumenti kasutada välisriigis, võib see vajada apostilli.
Toimingust
Kui soovid Eestis välja antud avalikku dokumenti kasutada välisriigis, võib dokumendi vastuvõtja nõuda, et dokument oleks apostilliga kinnitatud.
Apostill on tunnistus, millega kinnitatakse dokumendil oleva allkirja ehtsust, allkirjastaja pädevust ning vajaduse korral dokumendil oleva pitseri või templi ehtsust. Apostill ei kinnita dokumendi sisu õigsust.
Eestis apostillivad dokumente notarid. Dokumendi apostillimiseks vali notar ja pöördu otse notaribüroo poole.
Milliseid dokumente apostillitakse?
Apostillida saab avalikke dokumente, näiteks:
- haldusdokumente nagu koolidiplom, tunnistus, tõend, õiend või teatis;
- kohtu või kohtuga seotud ametiasutuse väljastatud dokumente nagu kohtuotsuse ärakiri, kohtumääruse ärakiri või kohtutäituri dokument;
- registriväljavõtet nagu äriregistri väljavõte, kinnistusraamatu väljavõte või karistusregistri teatis;
- notari või vandetõlgi dokumenti nagu notariaalne volikiri, notariaalselt kinnitatud ärakiri või vandetõlgi kinnitatud tõlge.
Kuidas apostillimist taotleda?
Dokumendi apostillimiseks pöördu enda valitud notaribüroo poole.
Esita notarile:
- apostillimise taotlus;
- apostillimist vajava dokument.
Taotluseks saad kasutada allolevaid vorme.
Taotluse ja apostillimist vajava dokumendi saad esitada notaribüroos kohapeal, posti teel, e-posti teel või apostilliregistri iseteenindusportaali kaudu.
Notar saab taotluse menetlusse võtta alles siis, kui taotlusele on lisatud apostillimist vajav dokument.
Kuidas apostillimine käib?
Pärast taotluse ja apostillimist vajava dokumendi esitamist kontrollib notar, kas dokumenti saab apostillida. Selleks vaadatakse, kas tegemist on apostillimisele kuuluva avaliku dokumendiga ning kas dokumendil olevat allkirja, pitserit või templit saab apostilliga kinnitada.
Kui dokument vastab nõuetele, kinnitab notar selle apostilliga.
Apostillitud dokument väljastatakse viie tööpäeva jooksul alates taotluse menetlusse võtmisest.
Kui taotleja soovib apostillitud dokumendi tagasisaatmist posti teel, saadetakse see koos lisadega tähtkirjaga taotluses märgitud aadressile.
Notari tasu
Notari tasu apostillimise eest on 27,71 eurot koos käibemaksuga.
Kui apostillitud dokument saadetakse tagasi posti teel, lisandub notari tasule postikulu.
Korduma kippuvad küsimused
Kas apostilli on alati vaja, kui dokumenti kasutatakse välismaal?
Ei. Apostilli ei ole alati vaja.
Apostilli võib vaja olla siis, kui Eestis välja antud avalikku dokumenti soovitakse kasutada välisriigis. Üldjuhul kasutatakse apostilli riikides, mis on ühinenud Haagi apostillikonventsiooniga. Konventsiooniga ühinenud riikide loetelu saab kontrollida veebilehelt www.hcch.net.
Kas apostilli on konkreetsel juhul vaja, tasub üle küsida dokumendi vastuvõtjalt. Vajadus võib sõltuda riigist, dokumendi liigist ja sellest, millises menetluses dokumenti kasutatakse.
Kui avalik dokument on apostilliga kinnitatud, saab seda üldjuhul kasutada kõigis Haagi apostillikonventsiooniga ühinenud riikides.
Apostilli ei ole vaja juhul, kui dokumendi kasutamiseks kehtib erand. Kui dokumenti soovitakse kasutada riigis, mis ei ole Haagi apostillikonventsiooniga ühinenud, võib apostilli asemel olla vaja dokument legaliseerida.
Erandite ja legaliseerimise kohta loe lähemalt küsimusest “Milliseid dokumente ei apostillita?”.
Kas apostillida tuleb originaaldokument või piisab ärakirjast?
Üldjuhul kinnitatakse apostilliga dokumendi originaal.
Enne apostillimise taotlemist tasub dokumendi vastuvõtjalt üle küsida, kas ta nõuab originaaldokumenti või aktsepteerib ka kinnitatud ärakirja.
Ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendi puhul kinnitatakse apostilliga ainult originaaldokument. Sellised dokumendid on näiteks abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend ja karistusregistri teatis.
Kas apostillitud dokumenti on vaja tõlkida?
Enamasti tuleb apostillitud dokumendile lisada ka kinnitatud tõlge keelde, mida dokumendi vastuvõtja aktsepteerib. Tõlkimiseks tuleb pöörduda vandetõlgi poole.
Enne dokumendi tõlkimist tasub dokumendi vastuvõtjalt üle küsida:
- millises keeles dokumenti aktsepteeritakse;
- kas tõlge peab olema vandetõlgi tehtud;
- kas piisab dokumendist koos Euroopa Liidu standardvormiga.
Teatud juhtudel ei ole tõlget vaja. Näiteks Euroopa Liidu määruse 2016/1191 alusel ei pea teise Euroopa Liidu liikmesriiki esitatavat dokumenti tõlkima, kui dokument on koostatud keeles, mida vastuvõttev riik aktsepteerib.
Tõlget ei ole üldjuhul vaja ka siis, kui dokumendile on lisatud Euroopa Liidu standardvorm. Standardvorm on mitmekeelne abivorm, mis aitab vastuvõtval asutusel dokumendi sisust aru saada.
Eestis väljastavad Euroopa Liidu standardvorme:
- perekonnaseisu, perekonnasündmust või kodakondsust tõendavate dokumentide ning elusoleku tõendi kohta maakonnakeskuse kohaliku omavalitsuse perekonnaseisuametnikud;
- karistusregistri väljatrüki kohta Registrite ja Infosüsteemi Keskus.
Kui teisest Euroopa Liidu liikmesriigist väljastatud dokument esitatakse Eesti ametiasutusele eesti, inglise või vene keeles, ei tohi selle tõlkimist üldjuhul nõuda. Kui dokument on muus keeles, kuid sellele on lisatud Euroopa Liidu standardvorm, ei ole samuti üldjuhul tõlget vaja.
Milliseid dokumente ei apostillita?
Dokumenti ei apostillita juhul, kui apostilli asemel kehtib erand või kui dokument ei vasta apostillimise nõuetele.
- Õigusabilepingud ja erikokkulepped. Apostilli ei ole üldjuhul vaja, kui dokumenti kasutatakse riigis, millega Eestil on õigusabileping või muu kokkulepe, mille järgi avalikke dokumente ei pea apostilliga kinnitama. Näiteks võivad erandid puudutada Läti, Leedu, Poola, Ukraina või Soomega seotud dokumente.
- Euroopa Liidu erandid. Apostilli ei ole vaja teatud avalikele dokumentidele, mida esitatakse teise Euroopa Liidu liikmesriigi asutusele Euroopa Liidu määruse 2016/1191 alusel. See määrus puudutab näiteks dokumente, mis tõendavad sündi, surma, nime, abielu, perekonnaseisu, elusolekut, elukohta, kodakondsust või karistusregistrikande puudumist.
- Soome erikord. Eesti ja Soome vahelise erikokkuleppe alusel ei pea apostillima teatud rahvastikuregistri ja perekonnaseisuandmete väljavõtteid, näiteks sünni-, surma-, abielu-, abielulahutuse, abieluvõime, nimemuutuse ja rahvastikuregistri väljavõtteid.
- Riigid, mis ei ole liitunud Haagi apostillikonventsiooniga. Kui dokumenti soovitakse kasutada riigis, mis ei ole Haagi apostillikonventsiooniga ühinenud, võib apostilli asemel olla vaja dokument legaliseerida. Legaliseerimise kohta leiab lisainfot Välisministeeriumi lehelt „Rahvusvaheline suhtlus ja avaliku dokumendi legaliseerimine“.
- Nõuetele mittevastavad dokumendid. Apostillida ei saa dokumenti, mis ei vasta apostillimise nõuetele. Näiteks ei apostillita rikutud dokumenti, kaubandus- või tollimenetlusega vahetult seotud haldusdokumenti, diplomaatilise või konsulaaresindaja väljastatud dokumenti ega dokumenti, millel puuduvad vajalikud andmed allkirjastaja kohta.
Kui sa ei ole kindel, kas sinu dokumenti saab või tuleb apostillida, küsi nõu notaribüroost või dokumendi vastuvõtjalt.
Kas apostillimist saab taotleda ka veebis?
Jah. Eestis väljastatud avaliku dokumendi apostillimiseks saab taotluse esitada apostilliregistri iseteenindusportaalis aadressil www.notar.ee/apostill.
Taotluse esitamisel tuleb valida, kas apostilliga kinnitatakse paberdokument või digitaalne dokument ning kas apostill väljastatakse paberil või e-apostillina.
Iseteenindusportaalis saab valida nelja variandi vahel:
- paberdokumendi kinnitamine paberapostilliga;
- paberdokumendi kinnitamine e-apostilliga;
- digitaalse dokumendi kinnitamine paberapostilliga;
- digitaalse dokumendi kinnitamine e-apostilliga.
Kui sa ei ole kindel, millist varianti valida, küsi enne taotluse esitamist nõu notaribüroost või dokumendi vastuvõtjalt.
Kas apostilli saab veebis kontrollida?
Jah. Eestis väljastatud apostilli saab kontrollida apostilliregistri iseteenindusportaalis aadressil www.notar.ee/apostill.
Registri kaudu saab kontrollida, kas apostill on registris olemas. E-apostilli puhul saab registri kaudu näha ka apostilliga kinnitatud dokumenti.
Kui notar on dokumendile apostilli väljastanud, saab dokumendi vastuvõtjale, näiteks välisriigi ametiasutusele, edastada lingi apostilliregistrile.
E-apostill on notari digitaalselt allkirjastatud ning registri kaudu dokumendi avamiseks ei ole vaja eraldi lisaprogramme alla laadida.
Kasulikud viited
Kontakt ja abi
Kui oled tehingus kokku leppinud või vajad nõu, võta ühendust notariga.