Апостилирование
Использование документов за рубежом
Если документ, выданный в Эстонии, вы хотите использовать в другой стране, он может потребовать апостилирования.
О действии
Если вы желаете использовать выданный в Эстонии официальный документ за рубежом, орган, принимающий этот документ, может потребовать, чтобы он был заверен апостилем.
Апостиль — это свидетельство, подтверждающее подлинность подписи на документе, полномочия лица, поставившего подпись, а также при необходимости — подлинность печати или штампа на документе. Апостиль не подтверждает достоверность содержания документа.
В Эстонии апостиль на документах ставят нотариусы. Чтобы заверить документ апостилем, выберите нотариуса и обратитесь непосредственно в нотариальное бюро.
Какие документы подлежат апостилированию?
Апостиль можно поставить на официальные документы, например:
- административные документы, такие как аттестат об окончании школы, свидетельство, справка, удостоверение или уведомление;
- документы, выданные судом или связанным с судом учреждением, такие как копия судебного решения, копия судебного постановления или документ судебного пристава;
- выписки из регистров, такие как выписка из коммерческого регистра, крепостной книги или регистра наказаний;
- документ, заверенный нотариусом или присяжным переводчиком, например нотариальная доверенность, нотариально заверенная копия или перевод, заверенный присяжным переводчиком.
Как подать заявление на апостиль?
Для заверения документа апостилем обратитесь в нотариальное бюро по вашему выбору.
Предъявите нотариусу:
- заявление на апостилирование;
- документ, подлежащий апостилированию.
Для подачи заявления можно воспользоваться приведенными ниже формами.
Заявление и документ, требующий апостилирования, можно представить на месте в нотариальном бюро, по почте, по электронной почте или через портал самообслуживания реестра апостилей.
Нотариус может принять заявление к рассмотрению только после того, как к нему будет приложен документ, требующий апостилирования.
Как происходит апостилирование?
После подачи заявления и документа, требующего апостилирования, нотариус проверяет, можно ли апостилировать данный документ. Для этого проверяется, является ли данный документ официальным документом, подлежащим апостилированию, и можно ли заверить апостилем подпись, печать или штамп, имеющиеся на документе.
Если документ соответствует требованиям, нотариус заверит его апостилем.
Документ с апостилем выдается в течение пяти рабочих дней с момента принятия заявления к рассмотрению.
Если заявитель желает, чтобы документ с апостилем был отправлен обратно по почте, он будет отправлен вместе с приложениями заказным письмом по адресу, указанному в заявлении.
Нотариальный сбор
Нотариальный сбор за апостиль составляет 27,71 евро с учетом налога с оборота.
Если документ с апостилем отправляют обратно по почте, к нотариальному сбору добавляется стоимость почтовой пересылки.
Часто задаваемые вопросы
Всегда ли требуется апостиль, если документ используется за границей?
Нет. Апостиль требуется не всегда.
Апостиль может понадобиться в том случае, если официальный документ, выданный в Эстонии, планируется использовать в другой стране. Как правило, апостиль используется в странах, присоединившихся к Гаагской конвенции об апостиле. Список стран, присоединившихся к конвенции, можно посмотреть на сайте www.hcch.net.
Стоит уточнить у получателя документа, требуется ли в данном конкретном случае апостиль. Требования могут зависеть от страны, типа документа и того, в рамках какой процедуры он используется.
Если официальный документ заверен апостилем, его обычно можно использовать во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции об апостиле.
Апостиль не требуется, если в отношении использования документа действует исключение. Если документ планируется использовать в стране, которая не присоединилась к Гаагской конвенции об апостиле, вместо апостиля может потребоваться легализация документа.
Подробнее об исключениях и легализации читайте в разделе «Какие документы не подлежат апостилированию?».
Нужно ли заверить апостилем оригинал документа или достаточно копии?
Как правило, апостилем заверяется оригинал документа.
Прежде чем подавать заявление на апостиль, стоит уточнить у получателя документа, требует ли он оригинал или согласен принять заверенную копию.
В случае документа, предназначенного для однократного использования, апостиль ставится только на оригинал документа. К таким документам относятся, например, справка об отсутствии препятствий для вступления в брак и выписка из регистра наказаний.
Нужно ли переводить документ с апостилем?
В большинстве случаев к документу, заверенному апостилем, необходимо приложить также заверенный перевод на язык, который принимает сторона, получающая документ. Для перевода необходимо обратиться к присяжному переводчику.
Перед переводом документа стоит уточнить у получателя:
- на каком языке принимается документ;
- должен ли перевод быть выполнен присяжным переводчиком;
- достаточно ли одного документа, составленного по стандартной форме Европейского союза?
В некоторых случаях перевод не требуется. Например, в соответствии с регламентом Европейского союза 2016/1191, документ, представляемый в другое государство — член Европейского союза, не подлежит переводу, если он составлен на языке, который принимающая страна признает.
Как правило, перевод не требуется также в том случае, если к документу прилагается стандартная форма Европейского союза. Стандартная форма представляет собой многоязычную вспомогательную форму, которая помогает принимающему учреждению понять содержание документа.
В Эстонии стандартные бланки Европейского союза выдают:
- сотрудники органов ЗАГС местного самоуправления в уездных центрах — для документов, подтверждающих акт гражданского состояния, семейное событие или гражданство, а также справки о нахождении в живых;
- Центр регистров и информационных систем — для выписки из регистра наказаний.
Если документ, выданный в другом государстве — члене Европейского союза, представляется в эстонский государственный орган на эстонском, английском или русском языке, его перевод, как правило, не требуется. Если документ составлен на другом языке, но к нему прилагается стандартная форма Европейского союза, перевод, как правило, также не требуется.
Какие документы не подлежат апостилированию?
Документ не заверяют апостилем в том случае, если для апостилирования действует исключение или если документ не соответствует требованиям к заверению апостилем.
- Договоры о правовой помощи и специальные соглашения. Как правило, апостиль не требуется, если документ используется в стране, с которой у Эстонии заключено соглашение о правовой помощи или иное соглашение, согласно которому официальные документы не подлежат заверению апостилем. Например, исключения могут касаться документов, связанных с Латвией, Литвой, Польшей, Украиной или Финляндией.
- Исключения в Европейском союзе. Апостиль не требуется для определенных официальных документов, которые представляются в органы другого государства — члена Европейского союза на основании регламента Европейского союза 2016/1191. Данное постановление касается, например, документов, подтверждающих рождение, смерть, имя, брак, семейное положение, нахождение в живых, место жительства, гражданство или отсутствие записи в регистре наказаний.
- Особый порядок в Финляндии. В соответствии со специальным соглашением между Эстонией и Финляндией не требуется апостилирование определенных выписок из регистра народонаселения и данных о гражданском состоянии, например, выписок о рождении, смерти, вступлении в брак, расторжении брака, брачной правоспособности, смене фамилии, а также выписок из регистра народонаселения.
- Страны, не присоединившиеся к Гаагской конвенции об апостиле. Если документ планируется использовать в стране, которая не присоединилась к Гаагской конвенции об апостиле, вместо апостиля может потребоваться легализация документа. Дополнительную информацию о легализации можно найти на странице Министерства иностранных дел «Международное взаимодействие и легализация официальных документов».
- Документы, не соответствующие требованиям. Апостиль не может быть поставлен на документ, не соответствующий требованиям к апостилированию. Например, апостиль не ставится на поврежденный документ, административный документ, непосредственно связанный с коммерческими или таможенными процедурами, документ, выданный дипломатическим или консульским представителем, а также документ, в котором отсутствуют необходимые сведения о подписавшем его лице.
Если вы не уверены, можно ли или нужно ли заверять ваш документ апостилем, обратитесь за консультацией в нотариальное бюро или к лицу, принимающему документы.
Можно ли подать заявку на апостиль через Интернет?
Да. Для апостилирования официального документа, выданного в Эстонии, можно подать заявку на портале самообслуживания реестра апостилей по адресу www.notar.ee/apostill.
При подаче заявления необходимо указать, какой документ будет заверен апостилем — бумажный или электронный, а также в какой форме будет выдан апостиль: на бумаге или в виде электронного апостиля.
На портале самообслуживания можно выбрать один из четырех вариантов:
- заверение бумажного документа бумажным апостилем;
- заверение бумажного документа электронным апостилем;
- заверение цифрового документа бумажным апостилем;
- Заверение цифрового документа электронным апостилем.
Если вы не уверены, какой вариант выбрать, перед подачей заявления проконсультируйтесь в нотариальном бюро или у лица, принимающего документы.
Можно ли проверить апостиль в Интернете?
Да. Апостиль, выданный в Эстонии, можно проверить на портале самообслуживания реестра апостилей по адресу www.notar.ee/apostill.
С помощью реестра можно проверить, имеется ли апостиль в реестре. В случае электронного апостиля можно также просмотреть через реестр документ, заверенный апостилем.
Если нотариус поставил апостиль на документе, получателю документа, например государственному органу иностранного государства, можно дать ссылку на реестр апостилей.
Электронный апостиль подписан нотариусом цифровой подписью, и чтобы открыть документ в реестре, устанавливать какие-либо дополнительные программы не требуется.
Полезные ссылки
Контакты и помощь
Если вы договорились о сделке или вам нужна консультация, обратитесь к нотариусу.