Политика конфиденциальности

Сбор и использование персональных данных

Персональные данные — это любая информация об идентифицированном или идентифицируемом физическом лице (субъекте данных). Прежде всего, физическое лицо можно идентифицировать с помощью идентификационных данных (имя, личный код, место жительства, местонахождение, адрес электронной почты, номер телефона, сетевой идентификатор) либо по одному или нескольким физическим, физиологическим, генетическим, психическим, экономическим, культурным или социальным признакам.

В целях обеспечения правомерности нотариальных действий нотариусы обрабатывают и собирают персональные данные исключительно в случаях и в порядке, предусмотренных законом и другими правовыми актами. Обработка персональных данных нотариусом регулируется в основном Законом о нотариате и Положением о нотариате, Регламентом Европейского парламента и Совета (ЕС) 2016/679 о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном перемещении таких данных и отмене директивы 95/46/ЕС (Общий регламент по защите персональных данных), а также общими правилами, изложенными в Законе о защите персональных данных.

При осуществлении должностных действий нотариусы запрашивают информацию из регистра народонаселения и базы данных Департамента полиции и пограничной охраны с целью установления личности участника действия, подлинности и срока действия документа, удостоверяющего личность, семейного положения и других правовых обстоятельств, имеющих значение с точки зрения действительности сделки.

Кроме того, нотариусы осуществляют запросы:

• в базу данных регистрационного отдела суда (для проверки данных объекта, являющегося предметом сделки, внесенных в крепостную книгу и коммерческий регистр);
• в регистр транспортных средств (для установления подлинности или срока действия водительского удостоверения, представленного для идентификации личности, а также для проверки данных о транспортных средствах, зарегистрированных на имя лица, и ограничениях, наложенных на них);
• в регистр памятников культуры (для проверки, входит ли здание, земельный участок или их часть, являющиеся предметом договора, в состав стационарного памятника старины, находится ли в зоне охраны памятников старины или в месте археологических раскопок);
• в регистр брачного имущества (для установления имущественных отношений состоящего в браке лица, участвующего в действии);
• в строительный регистр (для проверки сведений о правах собственника здания или его части, а также о правах третьих лиц);
• по списку лиц, в отношении которых действует запрет на ведение коммерческой и предпринимательской деятельности (для проверки отсутствия такого запрета).

Сбор иных данных

Помимо персональных данных нотариусы также обрабатывают и собирают иные данные, например данные об объектах недвижимости, предприятиях и транспортных средствах, связанных со сделкой. Источниками данных являются в основном открытые электронные регистры и клиенты, которые предоставляют нотариусу информацию, связанную с конкретным официальным действием.

Принципы обработки персональных данных, а также их защита и безопасность

Обработка персональных данных законна, справедлива и прозрачна. Персональные данные собираются и обрабатываются целенаправленно и в минимальном объеме.

Если персональные данные не подлежат постоянному хранению, то они хранятся только в течение установленного срока, после чего они удаляются.

Ответственным обработчиком персональных данных, собранных в ходе профессиональной деятельности нотариуса, является нотариус.

При обработке персональных данных применяются меры безопасности, защищающие их от неправомерного доступа, а также от случайной утери или уничтожения.

Нотариус применяет различные меры предосторожности и меры безопасности (в том числе административные, технические и физические меры) для защиты персональных данных клиента, обеспечения их безопасности, а также предотвращения неправомерного доступа, случайной утраты или уничтожения. Доступ к обработке и изменению данных имеют только нотариус и уполномоченные им сотрудники нотариального бюро.

Если вы считаете, что ваши персональные данные были обработаны без основания или с нарушением закона, просим вас как можно скорее сообщить об этом в Нотариальную палату. Кроме того, с Нотариальной палатой можно связаться по любым вопросам, связанным с обработкой данных.

Права физического лица

Лица имеют следующие права в отношении всех персональных данных, собираемых нотариусами в рамках своей профессиональной деятельности.

Право на ознакомление с данными

Физическое лицо имеет право получить подтверждение того, обрабатываются ли касающиеся его персональные данные, и в случае их обработки — право потребовать их предоставления. Для ознакомления необходимо подать соответствующий запрос. При выдаче персональных данных нотариус должен удостоверить личность человека. Поэтому заявление необходимо подписать собственноручно в присутствии нотариуса или в нотариальной конторе, либо в электронном виде. Данные предоставляются в выбранной лицом форме в кратчайшие сроки, но не позднее чем через один месяц с момента получения запроса. Если предоставить данные в течение одного месяца невозможно, мы уведомляем об этом заявителя и продлеваем время предоставления ответа на срок до двух месяцев.

Право на получение информации об обработке своих персональных данных

Вы имеете право узнать, для каких целей собираются ваши персональные данные, кому они были или будут раскрыты, как долго они хранятся, а также, если данные не были получены непосредственно от вас, информацию об их источнике.

Когда можно ограничить доступ к данным

Право на доступ к своим данным и на получение информации о лицах, которым мы передали ваши персональные данные, может быть ограничено, если предоставление данных или информации может нанести ущерб правам и свободам другого лица.

Право требовать исправления неверных данных

Если вы обнаружили, что данные о вас являются неверными и не соответствуют действительности, вы имеете право потребовать исправления неверных персональных данных или их дополнения. Для этого необходимо подать соответствующее заявление, подписанное собственноручно или в цифровом виде, и приложить к нему доказательства, обосновывающие заявление, а также описание обстоятельств.

Право требовать ограничения и прекращения обработки данных

Если для обработки, раскрытия, использования в определенных целях ваших персональных данных или предоставления к ним доступа (больше) нет законных оснований, вы можете потребовать ограничения, прекращения или удаления данных, а также ограничения или прекращения их раскрытия или предоставления доступа к ним. Для этого необходимо подать обоснованное заявление, подписанное от руки или в электронном виде.

Право на подачу возражений

Вы имеете право подать возражение против обработки ваших персональных данных. Для этого необходимо подать обоснованное заявление, подписанное от руки или в электронном виде.

Право обратиться в орган по надзору за защитой данных и/или в административный суд

Если вы считаете, что при обработке персональных данных нарушаются ваши права и свободы, вы имеете право обратиться в Инспекцию по защите данных или в административный суд.

Нарушения в области обработки персональных данных

Нотариальная палата фиксирует все нарушения, связанные с персональными данными, включая обстоятельства нарушения, его последствия и принятые меры. Мы уведомляем орган надзора (Инспекцию по защите данных) о нарушении без необоснованной задержки и по возможности в течение 72 часов после того, как нам стало известно о нем, за исключением случаев, когда нарушение, по всей вероятности, не представляет угрозы для прав и свобод физических лиц. В случае серьезной угрозы для прав и свобод субъекта данных ему направляется соответствующее уведомление. Надзорный орган (Инспекция по защите данных) может прийти к выводу, что уведомление субъектов данных не требуется.

Повторное использование информации и персональных данных

В определенных случаях допускается повторное использование общедоступной информации, то есть использование её в каких-либо иных коммерческих или некоммерческих целях, отличных от первоначальной цели сбора информации.

Данные, которые охраняются нотариальной тайной, не подлежат повторному использованию. Если вы считаете, что при обработке ваших персональных данных нарушаются ваши права и свободы, вы имеете право обратиться в Инспекцию по защите данных или в административный суд.

Получение информации с помощью сервисов государственного портала

Все пользователи государственного портала (eesti.ee) могут с помощью сервиса отслеживания данных получить информацию о том, обрабатывал ли нотариус их персональные данные. Как правило, пользователь видит имя нотариуса, осуществлявшего обработку персональных данных. Даже если сервис отслеживания данных указывает в качестве запрашивающей стороны Нотариальную палату, запрос был сделан в связи с выполнением нотариальных действий в одном из нотариальных бюро. При необходимости для выяснения причины запроса можно обратиться непосредственно к нотариусу или в Нотариальную палату.

С помощью услуги государственного портала «Мои нотариальные документы» можно просматривать и скачать все документы, заверенные нотариусом начиная с 23.11.2009 (в том числе договоры, доверенности, заявления). Подробную информацию об использовании данной услуги можно найти по ссылке «Копии нотариальных документов».

Для использования услуг государственного портала необходимо войти на портал с помощью ID-карты или Mobile-ID.

Если персональные данные внесены в регистр брачного имущества

Нотариальная палата является ответственным обработчиком регистра брачного имущества.

Цель регистра брачного имущества — предоставить третьим лицам информацию об имущественных отношениях между супругами, а также о вытекающих из них правах и обязанностях.

В соответствии с Законом о регистрации семейного имущества в регистрационную карточку регистра брачного имущества вносятся следующие сведения:

1. номер регистрационной карточки;
2. имена и фамилии супругов;
3. личный код обоих супругов, а в случае его отсутствия — дата рождения;
4. порядковый номер записи;
5. в случаях, предусмотренных законом, вид имущественных отношений, изменение или прекращение имущественных отношений, а также предметы или предметы определенного вида, которые в брачном договоре признаны совместной или раздельной собственностью;
6. применение законодательства иностранного государства или Эстонии в отношении имущественных прав супругов;
7. основание для внесения записи, дата внесения записи, фамилия, имя и должность лица, внесшего запись, а также примечания;
8. иные предусмотренные законом данные.

Любой желающий может ознакомиться с данными, внесенными в регистрационную карточку регистра брачного имущества, и получить их выписки.

С данными регистрационной карточки регистра брачного имущества можно ознакомиться на веб-сайте abieluvararegister.rik.ee; для доступа к данным необходимо пройти идентификацию с помощью ID-карты или мобильного ID. Ознакомление с данными на веб-сайте является бесплатным.

Уполномоченными обработчиками данных регистра брачного имущества являются сотрудники органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС), подтвердившие заключение брака или осуществившие регистрацию данных о браке, заверенном священнослужителем, а также нотариусы и Центр регистров и информационных систем.

Таким образом, доступ ко всем данным, внесенным в регистр брачного имущества, могут получить сотрудники ответственного обработчика, уполномоченного обработчика и/или администратора, если такая необходимость вытекает из их служебных обязанностей.

В соответствии с Законом о регистрации семейного имущества данные, внесенные в регистр брачного имущества, брачные договоры, судебные решения и другие документы, служащие основанием для внесения записей, хранятся в электронном виде бессрочно.

Если персональные данные внесены в информационную систему E-notar

E-notar — это информационная система, принадлежащая Нотариальной палате, которой пользуются все эстонские нотариусы. Это рабочий инструмент нотариуса, который помогает ему при составлении документов, необходимых для совершения официальных действий, и при запросе сведений из регистров. Система E-notar также включает в себя цифровой архив нотариуса, в котором хранятся копии нотариальных актов с цифровыми подписями, а также исходные документы по нотариальным действиям, журнал служебной деятельности и журнал хранения документов.

Нотариус обязан хранить в тайне сведения, ставшие ему известными в связи с осуществлением служебных обязанностей. Эта обязанность сохраняется и после ухода нотариуса со службы и распространяется на сотрудников нотариальной конторы, переводчиков и других лиц, имеющих доступ к указанным данным.

Нотариус предоставляет сведения о своих служебных действиях только тем лицам, по поручению которых или в отношении которых были совершены эти действия, либо их представителям. По требованию суда нотариус предоставляет сведения о совершенных им официальных действиях в рамках уголовных, гражданских или административных дел, которые находятся на рассмотрении в суде. На основании постановления суда нотариус предоставляет сведения о своих служебных действиях следственным органам.

Обязанность нотариуса по соблюдению тайны распространяется также на данные, сохраненные в системе E-notar. Нотариальная палата и нотариусы обеспечивают защиту данных в системе E-notar.

В системе E-notar нотариус имеет доступ только к данным, записанным им самим. Нотариус может проверить данные, записанные другим нотариусом, в том случае, если в качестве основания для удостоверения ему представлен нотариальный акт или запись, составленные другим нотариусом.

Документы, составленные нотариусом и его заместителем в ходе выполнения служебных обязанностей и хранящиеся в соответствии с законом, принадлежат государству.

Обработка данных при удаленном удостоверении

Удаленное удостоверение осуществляется посредством видеосвязи на портале самообслуживания (iseteenindus.notar.ee), а перед началом процедуры дистанционного удостоверения для подтверждения личности участников делается их фотография.

Обработкой данных, полученных в результате создания фотографии, помимо нотариуса занимается Центр регистров и информационных систем (RIK), отвечающий за управление информационной системой E-notar. Таким образом, при выполнении фотографий получателями персональных данных являются нотариус и RIK.

Нотариус имеет право записывать процесс дистанционного удостоверения и хранить эту запись. При обработке персональных данных, связанной с их сохранением, ответственным обработчиком данных является Нотариальная палата. Цель сохранения данных заключается в идентификации личности, обеспечении надежности процесса и возможности последующей проверки данных. Персональные данные, содержащиеся в записи, хранятся в течение 10 лет в информационной системе E-notar, принадлежащей Нотариальной палате, администратором которой является RIK.

Дополнительная информация о дистанционном удостоверении: https://www.notar.ee/ru/dolzhnostnye-dejstviya/distanczionnoe-udostoverenie/.

Обработка данных при посещении веб-сайта Нотариальной палаты

Когда вы посещаете наш веб-сайт, мы собираем следующие данные о вас:

• интернет-адрес (IP-адрес) используемого компьютера или компьютерной сети;
• версия веб-браузера и операционной системы на вашем компьютере;
• время посещения веб-сайта (время суток, дата, год).

IP-адреса не связываются с данными, позволяющими идентифицировать личность, и используются исключительно в обезличенном виде. Мы используем эти данные для составления статистики посещений, чтобы на их основе усовершенствовать сайт и сделать его более удобным для посетителей.

Мы храним данные в течение 6 месяцев с момента посещения веб-сайта, а по истечении этого срока данные удаляются. Помимо наших сотрудников, доступ к данным могут получить сотрудники Центра регистров и информационных систем (RIK), у которых для этого существует непосредственная необходимость, вытекающая из выполнения рабочих задач, связанных с эксплуатацией и техническим обслуживанием наших информационных систем и систем связи, а также их технического обслуживания. Мы можем передавать ваши данные другим лицам/организациям только в том случае, если у них имеется прямое право на это, вытекающее из законодательства (например, суд или орган досудебного расследования), а также обоснованная необходимость.

При использовании портала самообслуживания Нотариальной палаты сохраняются следующие данные: имя пользователя, идентификационный номер и время последнего входа в систему.

Специалист по защите данных Нотариальной палаты

Дополнительную информацию об обработке персональных данных можно получить у специалиста по защите данных Нотариальной палаты Кайтти Персидски.
Эл. почта: kaitti.persidski@notaritekoda.ee
Телефон: +372 617 7900